6 essentiële vragen om Teams in uw organisatie te integreren

Chatten, vergaderen, videobellen, … iedereen kent Microsoft Teams! Maar om het correct in te voeren en te beveiligen in een bedrijf, zorginstelling of administratie is een globale strategische visie, waar ook het netwerk in wordt betrokken, onontbeerlijk. Onze expert in samenwerkingsoplossingen legt uit waarom Microsoft Teams-ondersteuning een garantie op succes vormt wanneer een organisatie overweegt om Teams in te voeren.

Wat is Microsoft Teams eigenlijk?

Microsoft Teams is een communicatie- en samenwerkingsplatform voor bedrijven dat door Microsoft is ontwikkeld. Het maakt deel uit van het Microsoft 365-aanbod. Teams laat gebruikers in real time met elkaar praten, bestanden of schermen delen en online vergaderingen plannen. Organisaties gebruiken de app om hun medewerkers makkelijker met elkaar en met hun klanten te laten communiceren.

Platform en app?

Microsoft Teams wordt beschouwd als een volwaardig online communicatie- en samenwerkingsplatform binnen de Microsoft 365-omgeving. Het is toegankelijk via een compatibele webbrowser, kantoorapps (Windows, macOS, Linux) en mobiele apps (iOS, Android, ChromeOS). En het kan worden geïntegreerd in andere bedrijfssystemen.

Openbare en privésector

Toen de pandemie plots toesloeg in maart 2020 en migratie naar de cloud zich opdrong, kreeg Microsoft Teams de kans om te laten zien over welk potentieel het beschikt, zo luidt het bij Win. Bedrijven zijn vragende partij, zowel wegens de kracht van deze tool voor het hybride werken als om de naadloze integratie met andere Microsoft-producten die goed vertegenwoordigd zijn in de bedrijfswereld.

Cédric Blanvalet, Workplace & Collaboration Engineer bij Win, ziet nog meer redenen: “De populariteit van Teams over alle sectoren heen – bij zowel bedrijven als overheden – is goed te verklaren. Dit is immers een multiservices-tool waarmee je een cumulatie van producten van derden vermijdt, met een bijzonder aantrekkelijk degressief licentiemodel, waarin bijvoorbeeld de Microsoft 365 E3-licenties zijn inbegrepen. Ook de integratie is opmerkelijk goed, maar wel complex als je ze intern beheert. Houdt iemand bijvoorbeeld rekening met de cyberrisico’s bij het openstellen en delen van informatie?” Versta: bij het integreren en beveiligen van Microsoft Teams mag je niet over één nacht ijs gaan.

Wat biedt Teams een Belgisch bedrijf?

Microsoft Teams is een tool voor visibility en communicatie die sterk verspreid is in de bedrijfswereld. “Deze tool laat mensen vlotter communiceren, maakt vergaderen eenvoudiger en bevordert de samenwerking in een organisatie. Je creëert in Teams bijvoorbeeld makkelijk kanalen of bedrijfsafdelingen rond specifieke projecten”, aldus Cédric Blanvalet. “Talrijke kleine tools maken het platform nog krachtiger, om te plannen (Microsoft Planner), gedeelde lijsten te creëren, online afspraken te plannen (Bookings), goedkeuringsprocessen te stroomlijnen (Approvals), enz. Teams staat ook open voor apps van derden. Ze verrijken de O365 services met producten die in één enkele interface zijn geïntegreerd.”

Welke voordelen levert de keuze voor Teams een bedrijf op?

Belgische bedrijven hebben momenteel veel redenen om Microsoft Teams in te voeren:

• Microsoft is tegenwoordig Europees leider op het UC & Collaboration domein. 50% van de bedrijven met 100 tot 1 000 medewerkers hebben Microsoft Teams al ingevoerd of zijn van plan dat te doen. Wereldwijd zijn er al 75 miljoen actieve gebruikers.

• Teams laat werknemers in real time met elkaar praten. De communicatie en coördinatie tussen verschillende departementen loopt daardoor vlotter en dat geldt ook voor medewerkers die remote werken en voor de klanten en partners van de organisaties.

• Integratie met andere Microsoft-tools: Teams is goed geïntegeerd met Microsoft-tools zoals Office 365, SharePoint en OneNote.

• Toegankelijkheid: Je hebt toegang tot Microsoft Teams met om het even welk toestel met een internetverbinding. Medewerkers loggen van overal in, waardoor dit een bijzonder efficiënt en goed geïntegreerd platform voor het hybride werken is.

Conclusie: Microsoft Teams is wijdverspreid in de bedrijfswereld. Het bevordert de communicatie en samenwerking tussen medewerkers op de site of op afstand en is daardoor een favoriete tool van Belgische bedrijven. Om te telewerken is Microsoft Teams onmisbaar, zo luidt de overtuiging.

Hoe implementatie en data beveiligen met Microsoft Teams?

Microsoft Teams beveiligen is van het grootste belang voor organisaties. Dat heeft te maken met het collaboratieve en communicatieve karakter van deze tool. Medewerkers delen immers gevoelige informatie over projecten en klanten (of patiënten in de gezondheidszorg) en wisselen gegevens uit die van strategisch belang zijn voor de organisatie. Als Teams niet of onvoldoende wordt beveiligd, kan het makkelijk worden misbruikt om een bedrijf binnen te dringen en aan te vallen (en dat soort bedreigingen neemt steeds meer toe).

“Microsoft Teams beveiligen is cruciaal om de bedrijfsdata te beschermen”, meent Cédric Blanvalet. Hoe kan dit in de praktijk? Teams beveiligen kan op verscheidene niveaus:

• Multifactor authenticatie
• Encryptie om data te beschermen
• Invoeren van een strikt veiligheidsbeleid voor medewerkers
• Regelmatige controles van het gebruik van de tool om verdachte activiteiten op te sporen

Waar moet u aan denken vóór u Microsoft Teams integreert?

Alles begint met een audit, zegt Cédric Blanvalet: "Een inventarisatie van wat er in het bedrijf bestaat aan Microsoft-tools, inclusief Azure, is de eerste stap. We evalueren de bestaande infrastructuur van de klant inzake identiteitsbeheer, als de klant dit wil integreren in de Azure-wereld. Worden identiteiten intern (on prem) of in de cloud beheerd? Zo weten we hoe identiteiten en machtigingen tussen bestaande systemen kunnen worden gesynchroniseerd en wat er moet gebeuren inzake governance: delen, beveiliging, openheid naar de buitenwereld, toepassingen van derden. Tot slot moeten we nog een essentiële vraag beantwoorden: hoe zit het met Exchange (dat sterk verbonden is met Teams)?"

De volgende keuze die zich opdringt: wordt er gekozen voor de cloud (private, public of een hybride model) of blijven interne of on prem servers behouden in een soeverein datacenter in België (in verband met de kwestie van de territorialiteit van data)? “Wil het bedrijf zijn eigen Exchange-serverinfrastructuur behouden of een hybride mail-omgeving overwegen? Hoever wil de organisatie hier eigenlijk in gaan? Op papier lijkt dit een grote stap, maar met professionele begeleiding zijn de inventaris en strategie vrij snel uit te voeren”, zegt Cédric Blanvalet.

Hij waarschuwt ook: de moeilijkste beslissingen hebben te maken met de beveiliging. “Dit is misschien wel het duurste aspect als je er niet zorgvuldig genoeg mee omspringt. Microsoft biedt diverse beveiligingstools, maar daarvoor zijn soms extra licenties nodig. Bij Win overlopen we samen met de klant alle mogelijkheden en geven we gepersonaliseerd advies op basis van de globale context van het IT-netwerk van de organisatie.”

Telefoneren via Teams: welke best practices?

Microsoft Teams schakelt ook de bedrijfstelefonie in het stroomlijnen van de communicatie in, met de mogelijkheid om vaste lijnen rechtstreeks in het Teams-platform te integreren.

Win Teams Phone & Collab is een technologie die steunt op de collaboratieve communicatie-omgeving Microsoft Teams 365. De telefonie- en samenwerkingfuncties gebruiken het SaaS-model. De integratie verloopt via het Win Direct Routing-aanbod, dat de mogelijkheid biedt om via IP Voice van Win oproepen te plaatsen of te ontvangen naar en van externe vaste lijnen en mobiele telefoons.

Waarom is dit belangrijk? Microsoft Calling Plans blijft een relatief beperkte en dure oplossing. Win Direct Routing & IP Voice voor Teams is een volwaardig alternatief voor Calling Plans, met een optimale spraakkwaliteit, kwaliteitsgaranties voor de dienstverlening (QoS) en een gecertificeerde uitrusting (koptelefoons, DECT-telefoons, systemen voor vergaderzalen).

Het aanbod kan ook overweg met uitrusting die niet door Microsoft wordt ondersteund, zoals faxbeheer via een ATA box met 2 of 4 analoge poorten (fax-to-email, email-to-fax).

De oplossing is zowel on site (on prem) verkrijgbaar, als gehost (Cloud). De voordelen ervan:

• Optimale beveiliging op het Win-netwerk
• Eenvoudige en snelle migratie, transparant voor de gebruikers
• Telefoonnummers blijven behouden
• Transparante facturatie op basis van uw verbruik van belminuten
• Geavanceerde rapportering over uw gesprekken

Teams uitrollen: conclusie

Volgens Cédric Blanvalet bestaat er geen twijfel: “Uit ervaring weten we dat Teams zich in het brandpunt bevindt van verscheidene onderling verweven en onmisbare competenties, zoals systeemingenieur, identiteitsbeheer, configuratie, authenticatie, netwerken, infrastructuur en telefonie. Ontbreekt één of meer van deze competenties, dan is een coherent Teams-geheel een illusie. Microsoft Teams in een bedrijf configureren is tijdrovend en over alle vereiste competenties beschikken is in 2023 niet vanzelfsprekend, bijvoorbeeld wanneer een interne DSI ermee aan de slag gaat.”

Daarom adviseert deze expert in samenwerking en communicatie om deze taken aan een Teams-integrator toe te vertrouwen, die moet kunnen rekenen op een betrouwbaar netwerk: “Het is overduidelijk dat zonder een snel, stabiel en perfect gedimensioneerd netwerk de invoering van Teams zou kunnen stuklopen op technische beperkingen.”

Voor Win maakt de implementatie van Teams deel uit van een globale aanpak, die begint met een audit om de correcte en betrouwbare integratie van alle onderling verbonden tools te garanderen.